どうも！ 教え方と伝え方のスーパーバイザー、きむにぃ（@kimniunchi）です！
会社で上司から話し方について注意されたことはありませんか？ 注意までされなくても、ビジネスにふさわしい話し方をするためにどうすれば良いか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
ビジネスにふさわしい話し方ができないと取引先との商談で不利になってしまうかもしれません。反対に話し方がきちんとしていれば上司や周囲からの評価も上がります。
そこでこの記事では、ビジネスにおいて正しい話し方ができるようポイントをまとめました。この記事を読んでいただければあなたの話し方はガラっと変わることでしょう。
ビジネスで良い結果を出すためにも、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！
ビジネスにふさわしい話し方の原則は簡潔でわかりやすいこと
ビジネスでは実用的な話し方が求められます。そのためには、簡潔でわかりやすい話し方を心がけ、要点を相手にしっかりと伝えることが大切です。
ビジネスにふさわしい簡潔でわかりやすい話し方をするためにどうすれば良いか。5つのポイントを紹介します。
テーマをひとつに絞る
テーマとはその話の中で自分が一番相手に伝えたいことです。 そして、1つの話のなかには、1つのテーマだけを入れるようにします。
話している途中で別のテーマが混ざってしまうと、何の話をしているのかわからなくなり、聞いている人が困惑してしまいます。
具体的に何が良くないのか実際の会話で確認してみましょう。まずはテーマを1つに絞った話し方です。
今日の打ち合わせについて報告してくれ。
今日の打ち合わせは大変うまくいきました。各チームから施策の実施状況について報告があったのですが、進捗の遅れもなく順調に進んでいることがわかりました。また議論もスムーズに進み1時間きっかりで終わらせることができました。
続いて複数のテーマが混ざった話し方を見てみましょう。
今日の打ち合わせについて報告してくれ。
今日の打ち合わせは各チームから施策の実施状況について報告がありました。報告中Aチームの××さんが話しにくそうにしていたので後で確認したらどうやら風邪を引いたみたいです。風邪が流行っているようなので併せて注意喚起もしました。打ち合わせ自体は1時間で終わったのですが、その後トラブル事例の話で盛り上がって結局2時間くらい話してましたね。トラブル事例についてはもう少し掘り下げて共有する必要があるので来週に改めて打ち合わせします 。
テーマをひとつに絞った話し方では「打ち合わせが上手くいった」ことについて終始一貫して伝えています。
一方、複数のテーマが混ざった話し方では「風邪が流行っていること」や「トラブル事例の共有について」など余計な話まで含まれており、結局何が言いたいのかわかりにくくなっています。
もし別のテーマで話をしたいのならば、現在のテーマを一度打ち切って、あらためて別のテーマの話を始めるようにしましょう。そうすれば相手は現在話されているテーマに集中することができます。
今日の打ち合わせは施策の実施状況と風邪が流行していることについて話しました。まず施策の実施状況については……でした。続いて風邪が流行していることについては……でした。
相手を主体にして話し方を考える
ビジネスの会話は、相手に話を聞いてもらうという意識を持つことが大切です。自分の伝えたいことをだけを話す自分本意な話し方ではなく、相手を主体に考えるようにしましょう。
相手を主体にした話し方を意識すると自然と相手に配慮した話し方になります。例えば、相手の理解度に応じて専門用語を噛み砕いた表現に変えたり、言葉づかいを工夫したりするようにします。
これは経験あるなぁ。新入社員のとき教育係になった先輩がまさに自分本位の話し方だった。初日から専門用語連発されて頭フリーズしたもん。
相手に配慮した話し方は上に立つ人ほど気を付けるべきだね。自分が新人だった頃をぜひ思い出してほしい。
また、話す相手によってその人のテンポやスピードにあわせることも大切です。相手に寄り添った話し方は親しみを感じやすく、相手が初対面の場合でもいち早く信頼関係を構築することができます。
短くシンプルに！ ビジネスマンは忙しい
会話に余計な時間を使わないように簡潔でシンプルな話し方を心がけることも大切です。なぜなら、ビジネスマンは忙しいからです。まどろっこしい話し方をして余計な時間を使わせるのは、相手の時間を奪うことに他なりません。
結論から話し始めて、内容はできるだけ短いものにします。一度に複数の要件を伝えないようにして、本当に話したいことだけをシンプルにまとめて伝えるようにしましょう。
また、「今回のポイントは3つです」のように内容を数字で予告することも有効です。そうすることで、相手は会話がどれくらいのボリュームになるのか予想できるため、安心して話を聞けるようになります。
事実と事実以外を分けて話す
会話のなかで、事実とそれ以外のものをしっかりと分けて話すと相手は混乱しません。事実でないことをあたかも事実であるかのように話すと、相手は勘違いしてしまいます。これはトラブルの原因になることも多いため避けるようにしましょう。
例えば人から聞いた話や自分の推測、単なる意見といった内容は事実とはいえません。こういった内容を話すときには、「あくまでも私の推測ですが」など事実でないことをあらかじめ理解してもらうことが必要です。
あー、これわかるかも……。みんなで集まって話している時に「営業部の××さんって△△らしいよ。私も前から〇〇だと思ってたんだよね。みんなも同じように感じているみたい」って会話よく聞くもん。
恐ろしいのはこういう話を事実だと誤って捉えてしまうこと。自分が聞き手側になった時は「らしい」「だと思う」「みたい」のような曖昧な表現が使われていないかよくチェックしよう！
逆に事実を伝えるときには、数字など具体的な根拠を示すとよいでしょう。そうすることで、話に説得力を持たせることもできます。
抽象的ではなく具体的に伝える
ビジネスの場では、相手に話を理解してもらうことが何よりも大切です。そのためには、抽象的ではなく具体的に伝えることを心がけましょう。
抽象的な話し方では聞き手が好きなように解釈する余地が残されてしまいます。その結果、自分の意図したことと違って伝わってしまい、トラブルになることもあります。
ではどういう話し方が抽象的なのか見てみましょう。
○○さんの案は革新的で将来性も高そうなので、我が社の今後について多大なる貢献をしてくれるだろうと感じました。
このような話し方はビジネスの場でもよくあります。文法も間違っておらず聞き心地も悪くないため、相手もわかったような反応をすることでしょう。
しかし実際はどこが革新的なのか？ 将来性とはいつまでを想定しているのか？ 何に貢献するのか？ といったことが明示されていないため、結局何を言いたいのかが伝わってきません。
一方で次のような話し方だったらどうでしょうか。
○○さんの案は、従来の××という問題点を解消していて、△△という新しい需要を見込めるものになっていると思います。そのため我が社の中期目標である□□を達成するために貢献してくれるだろうと感じました。
このような具体的な話し方であれば、話し手がどんな意見を持っているのか明確に分かるため、内容が伝わりやすくなります。
こんな話し方はビジネスにふさわしくない3選
ビジネスの現場では、社会人としてふさわしい話し方が求められます。相手に信頼される話し方ができなければ、ビジネスに悪い影響を与えてしまうでしょう。
こんな話し方はビジネスにふさわしくないという具体例を3つ紹介します。
子供っぽい話し方
新入社員に多いケースです。いつまでも学生気分の抜けない話し方になってしまい、上司に対しても友達に話すような言葉づかいをするケースがあります。
ビジネスの場でこういった話し方すると、相手を不快にさせてしまう可能性があります。余計なトラブルを防ぐためにも心当たりのある方は早急に正すようにしましょう。
否定的な話し方
自分本意な話し方をしている人に多いケースです。相手の話を真っ向から否定すると、相手はあなたとコミュニケーションを取るのが嫌になってしまいます。
意思の疎通もできなくなってしまうため、なんでも否定から入るのはやめましょう。
どういう話し方が否定的なのかわからない方は、無意識に次のような4D言葉を使っていないかチェックしてみてください。
これらの4D言葉を使うことが癖になっている人もいるため注意しましょう。
余裕のない話し方
ビジネスでは相手に不安を与えず信頼されることが大切です。そのためには、余裕のない話し方を避けるようにしましょう。余裕がなく不安感を与える話し方には次のようなものがあります。
緊張で余裕のない話し方になってしまう人は、話す前に深呼吸をしましょう。最初にすべての息を吐き切って、ゆっくり鼻から吸います。これを繰り返すと次第に呼吸が整います。
またゆっくりとトーンを落とした話し方を意識することで、相手に安心と信頼感を与える話し方になります。ぜひ意識してみてくださいね。
まとめ
今回、紹介した5つのポイントを意識した話し方ができれば、ビジネスでの印象が悪くなることはありません。
ビジネスにふさわしくない話し方をしていると周囲からの評判も悪くなり、それが仕事の結果に響くこともあります。聞く人の気持ちを考えて、短くシンプルに具体的な内容の話をすることを心がけましょう。
この記事で紹介した内容はどんな業界や会社でも役立つはずです。簡潔でわかりやすい話し方を心がけ、ビジネスに良い結果をもたらせるように頑張っていきましょう！
