一度決まった打ち合わせの日程を、こちらの都合で変えてもらわなければならない。申し訳ない気持ちから、言い訳のような長い前置きを書いてしまう。そんな経験はありませんか。
日程変更のお願いで大切なのは、何をお願いしたいのかを先に伝え、相手が次の日程を選びやすい形で候補を出すことです。この記事では、話し方教室で延べ500名以上を指導してきた株式会社あたま代表の木村が、日程変更のお願いとお詫びのメールの書き方を例文つきで紹介します。
日程変更のメールは、用件を最初に書く
お詫びの気持ちが強いと、事情の説明から書き始めたくなります。しかし、背景から長く書くと、相手は最後まで読まないと何を頼まれているのか分かりません。
「4月10日の打ち合わせ時間についてご相談です。14時からの開始を、16時以降に変更いただくことは可能でしょうか」
このように、何をどう変えてほしいのかを最初に書きます。そのあとに、お詫びと理由、新しい候補を続けます。
お詫びは「何について謝るか」をはっきりさせる
「大変申し訳ございません」を何度も繰り返すより、何について謝っているのかを一度はっきり書く方が、相手に誠意が伝わります。
- 「こちらの都合で、一度お約束した日程の変更をお願いすることになり、申し訳ありません」
- 「直前のご連絡となり、ご予定の調整にお手数をおかけしてしまい、申し訳ありません」
理由は、短く正直に書く
理由は、相手が納得できる程度に短く書きます。「社内で急ぎの対応が必要になったため」「別の打ち合わせが延びる見込みになったため」で十分です。詳しすぎる事情説明は、言い訳のように読まれることがあります。
体調不良など個人的な事情を詳しく書く必要はありません。「やむを得ない事情により」と書くこともできますが、続けて使うと相手は理由が分からず不安になります。差し支えない範囲で、何が起きたのかが分かる程度に書きます。
新しい候補は、こちらから出す
変更をお願いする側が、「ご都合のよい日をお知らせください」と相手に任せると、相手は自分の予定を見直す手間を負うことになります。こちらから3つほど候補を出し、その中から選んでもらいます。候補の日付、曜日、時間をそろえて並べ、どれも難しい場合の返し方も書いておきます。
例文：こちらの都合で日程を変更してもらうとき
件名：【日程変更のお願い】11月19日（水）のお打ち合わせについて
株式会社〇〇 山田様
いつもお世話になっております。株式会社△△の木村です。
11月19日（水）10:00からのお打ち合わせについて、日程の変更をお願いしたくご連絡いたしました。
社内で急ぎの対応が入り、当日の時間を確保できなくなりました。こちらの都合で一度お約束した日程を変えていただくことになり、申し訳ありません。
大変お手数ですが、下記の日時でご都合はいかがでしょうか。
① 11月20日（木）14:00〜15:00
② 11月21日（金）10:00〜11:00
③ 11月25日（火）16:00〜17:00
ご都合のよい番号をお知らせいただけますと幸いです。いずれも難しい場合は、山田様のご都合に合わせて調整いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
当日や直前の変更は、電話もする
打ち合わせの当日や前日の変更は、メールだけだと相手が気づかないまま待たせてしまうことがあります。急ぎの連絡は電話で伝え、そのあとに同じ内容をメールで送って記録に残します。遅れそうだと分かった時点ですぐに連絡することが、相手の時間を守ることにつながります。
相手から日程変更を頼まれたときの返し方
相手から変更をお願いされたときは、相手が気にしすぎないよう、短く承諾します。
「承知いたしました。ご連絡ありがとうございます。それでは〇日（〇）〇時からでお願いいたします」
候補がどれも合わない場合は、「あいにく〇日は予定が入っております。〇日の午後であれば調整できますが、いかがでしょうか」と、合わない理由を長く書かずに、代わりの候補を出します。
変更後は、確定した日程をもう一度送る
新しい日程が決まったら、確定した日時と場所、オンラインならURLを書いたメールを送ります。最初の日程と新しい日程が混ざらないよう、「変更後の日程」と明記しておくと、相手も自分の予定表を更新しやすくなります。
日程調整そのものの書き方は「日程調整メールの書き方」、返事がないときの連絡は「返事がないときの催促メール」で紹介しています。
一人で直しにくいと感じたら
ここで紹介した方法は、僕が話し方教室のレッスンで実際に使っているものです。ただ、自分の話し方の癖は、自分ではなかなか気づけません。
株式会社あたまでは、仕事の場面で「伝わらない」と悩む方に向けて、マンツーマンの話し方レッスンを行っています。実際の会議や商談、メールを題材に、伝えたい内容を対話で一緒に整理し、相手に伝わる順番と言葉に組み立て直します。レッスンはオンラインで受講でき、60分の無料体験レッスンも行っています。
少人数で練習を続けたい方には、月額9,800円のオンライン・グループレッスンもあります。月3回、各60分で、仕事の報告や説明を、結論から相手が聞きたい順番で話す練習をします。お申し込みはストアカで受け付けています。
まとめ
日程変更のお願いは、何をどう変えてほしいかを最初に書き、何について謝るのかを一度はっきり伝えます。理由は短く、新しい候補はこちらから出します。まずは次に日程変更をお願いするとき、メールの最初の一文に「〇日の打ち合わせについて、日程の変更をお願いしたくご連絡しました」と書いてみてください。
