日程の候補を送ったのに、相手から返事がない。催促したいけれど、急かしているように思われないか心配で、なかなか送れない。そんな経験はありませんか。
返事がない理由は、相手が忙しいからとは限りません。メールが届いていない、何を返せばよいのか分からない、ほかのメールに埋もれた。理由はさまざまです。この記事では、話し方教室で延べ500名以上を指導してきた株式会社あたま代表の木村が、相手を責めずに返事をもらう催促メールの書き方を紹介します。
催促メールを送る前に確認すること
最初のメールを見直す
返事がないとき、最初のメールに原因があることがあります。何をいつまでに返してほしいかが書かれていない。候補が多すぎて選びにくい。用件が本文の最後まで読まないと分からない。読み返して、相手が返信しにくい形になっていないかを確認します。日程調整のメールの書き方は「日程調整メールの書き方」で紹介しています。
期限を伝えていたか
期限を書いていなかったなら、相手は急ぎだと思っていないかもしれません。その場合は催促というより、「〇日までにお返事をいただけると助かります」と期限を伝え直すメールになります。
送る時期
期限を伝えていたなら、期限の翌営業日が一つの目安です。期限を伝えていなかった場合は、内容の急ぎ具合にもよりますが、2〜3営業日たっても返事がなければ、一度確認の連絡を入れてよいでしょう。
催促メールの書き方
件名で「再送」「確認」と分かるようにする
元のメールに返信する形で送り、件名の先頭に「【再送】」や「【ご確認】」を付けます。相手は、何の件の連絡かをすぐに思い出せます。
「届いていなかったかもしれない」という前提で書く
「ご返信がまだのようですが」と書くと、相手を責めているように受け取られることがあります。発信した側は「送った」と思っていても、相手には届いていない、あるいは見落としている可能性もあります。「念のため、再度お送りします」と、届いていなかった場合にも読める書き方にします。
何をいつまでにしてほしいかを、もう一度書く
催促メールだけを読んでも用件が分かるように、元の依頼内容を短く書き直します。日程調整なら、候補日時をもう一度並べます。「元のメールをご確認ください」だけでは、相手はメールを探す手間がかかります。
期限の理由を添える
「会議室の予約の都合で」「社内の確認に時間が必要なため」と、なぜその期限なのかを書くと、相手は優先順位を判断しやすくなります。
例文：日程調整の返事がないとき
件名：【再送】サービスご紹介のお打ち合わせ日程について
株式会社〇〇 山田様
いつもお世話になっております。株式会社△△の木村です。
11月11日にお送りした、お打ち合わせの日程についてのメールが届いているか気になり、念のため再度ご連絡いたしました。行き違いでご連絡をいただいていましたら、申し訳ありません。
下記の日時で、ご都合のよい番号をお知らせいただけますでしょうか。
① 11月18日（火）14:00〜15:00
② 11月19日（水）10:00〜11:00
③ 11月20日（木）16:00〜17:00
社内で資料の準備を進めたいため、11月14日（金）までにご返信いただけますと助かります。いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお教えください。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
2回目でも返事がないときは
メールで2回連絡しても返事がない場合は、電話など別の手段も考えます。メールが迷惑メールに振り分けられている可能性もあるからです。電話では「メールをお送りしたのですが、届いておりますでしょうか」と、届いているかの確認から始めます。
相手から「今は日程を決められない」「今回は見送りたい」と返ってくることもあります。その場合は、理由を聞いたうえで、相手の判断を尊重します。「何度も連絡しているのだから」と相手に罪悪感を持たせて返事を引き出すと、その場は決まっても、あとの関係に響きます。
催促で避けたい書き方
- 「至急ご返信ください」：急ぐ理由が書かれていないと、相手は一方的に急かされたと感じます
- 「先日のメールはご覧になりましたか」：相手が見落としたことを責めているように聞こえます
- 用件を書かずに「ご確認ください」だけ：相手は何を確認すればよいのか分かりません
一人で直しにくいと感じたら
ここで紹介した方法は、僕が話し方教室のレッスンで実際に使っているものです。ただ、自分の話し方の癖は、自分ではなかなか気づけません。
株式会社あたまでは、仕事の場面で「伝わらない」と悩む方に向けて、マンツーマンの話し方レッスンを行っています。実際の会議や商談、メールを題材に、伝えたい内容を対話で一緒に整理し、相手に伝わる順番と言葉に組み立て直します。レッスンはオンラインで受講でき、60分の無料体験レッスンも行っています。
少人数で練習を続けたい方には、月額9,800円のオンライン・グループレッスンもあります。月3回、各60分で、仕事の報告や説明を、結論から相手が聞きたい順番で話す練習をします。お申し込みはストアカで受け付けています。
まとめ
返事がないときは、まず自分の最初のメールが返信しやすい形だったかを見直します。催促メールでは、届いていなかった可能性を前提にし、何をいつまでにしてほしいかと、その理由をもう一度書きます。まずは、返事を待っているメールを一通選び、期限と理由が書いてあるかを確かめてみてください。
