打ち合わせの日程を決めるメールで、何往復もやり取りが続いてしまう。候補日を送ったのに、相手からの返信が「どれでも大丈夫です」で、結局決まらない。そんな経験はありませんか。
日程調整のやり取りが長くなるのは、相手が返信しやすい形になっていないことが原因であることが多いです。この記事では、コールセンターで15年働き、話し方教室で延べ500名以上を指導してきた株式会社あたま代表の木村が、一度で日程が決まりやすいメールの書き方を例文つきで紹介します。
日程調整メールは「用件→候補→相手にしてほしいこと」の順で書く
業務メールは、件名で用件を示し、本文の最初に主旨を書き、そのあとに詳細、最後に相手に求めることを書くのが基本です。日程調整でも同じです。
- 件名：何の日程調整か分かるようにする（例：【日程調整】〇〇のお打ち合わせについて）
- 主旨：打ち合わせをお願いしたいこと、目的、所要時間
- 候補日時：箇条書きで、日付・曜日・時間を並べる
- 相手にしてほしいこと：どう返信すればよいか、いつまでに返事がほしいか
背景から長く書き始めると、相手は最後まで読まないと何を頼まれているのか分かりません。
候補日を出すときの4つのポイント
1. 候補は3〜5つ、日付と曜日と時間をそろえる
候補が1つだけだと、合わなかったときにもう一往復が必要です。多すぎると、相手は選ぶのに時間がかかります。3〜5つを目安に、「11月18日（火）14:00〜15:00」のように、日付、曜日、開始と終わりの時間を同じ形で並べます。
2. 所要時間と場所（オンラインか対面か）を書く
「1時間ほど」「オンライン（Zoom）で」と書いておけば、相手は前後の予定や移動時間を考えて選べます。対面なら場所の候補も添えます。
3. 時間に幅を持たせるときは、所要時間を一度だけ書く
「12:00〜15:00の間で1時間」のように幅を持たせると、相手は選びやすくなります。ただし、候補の一行ごとに「1時間」と書くと読みにくくなります。所要時間は本文で一度だけ伝え、候補は時間帯だけを並べます。
4. 返信の仕方と期限を書く
「ご都合のよい日時を一つお選びいただけますか」「〇日までにご返信いただけますと助かります」と、何をいつまでにしてほしいかを書きます。候補に番号を振っておくと、相手は「②でお願いします」と短く返信できます。
例文：社外の方に打ち合わせをお願いするとき
件名：【日程調整】サービスご紹介のお打ち合わせについて
株式会社〇〇 山田様
いつもお世話になっております。株式会社△△の木村です。
先日お話しした新サービスについて、詳しくご説明するお時間をいただけないでしょうか。オンラインで1時間ほどを予定しています。
下記の日時でご都合はいかがでしょうか。
① 11月18日（火）14:00〜15:00
② 11月19日（水）10:00〜11:00
③ 11月20日（木）16:00〜17:00
ご都合のよい番号を一つお知らせいただけますと幸いです。いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお教えください。
お手数ですが、11月14日（金）までにご返信いただけますと助かります。
複数の人に同じ候補を送るときは、一言添える
同じ時間帯を、複数の方に候補として送ることがあります。先に返信した方で予定が埋まると、あとから返信した方の希望には応えられません。そうした場合は、候補のあとに一言添えておきます。
※上記は現時点での候補のため、ご連絡いただくタイミングによっては、ご希望に添えないことがございます。あらかじめご了承ください。
先に伝えておけば、あとで「その時間は埋まってしまいました」と連絡するときも、相手を驚かせずに済みます。
相手が目上の方なら、相手の都合を先に聞く方法もある
取引先の役員など、相手の予定を優先したい場合は、「〇〇様のご都合のよい日時をいくつかお教えいただけますでしょうか」と、先に相手の候補を聞く方法もあります。ただし、相手に候補を考える手間をかけることになります。こちらからも候補を添えておくと、相手は選ぶだけで済みます。
決まったら、確定の連絡を短く送る
日程が決まったら、確定した日時、場所またはオンラインのURL、参加者を書いた確認のメールを送ります。「11月19日（水）10:00〜11:00、オンラインで承知いたしました。前日までにURLをお送りします」と、次に自分が何をするかも書いておくと、相手は安心します。
返事がないときの連絡は「返事がないときの催促メール」、こちらの都合で日程を変えてもらうときは「日程変更のお願いとお詫びのメール」で紹介しています。
候補日選びと予定の仮押さえを手早くするには
日程調整メールで手間がかかるのは、文章より、自分のカレンダーを見て空いている時間を探す作業かもしれません。株式会社あたまでは、Googleカレンダーの空き時間から候補を選び、メールに貼れる文章と仮押さえの予定を同時に作れる無料のWebアプリ「空き時間ピッカー」を公開しています。相手に予約ページのURLを送るのではなく、いつものメールで候補を伝えたい方に向けて作りました。
一人で直しにくいと感じたら
ここで紹介した方法は、僕が話し方教室のレッスンで実際に使っているものです。ただ、自分の話し方の癖は、自分ではなかなか気づけません。
株式会社あたまでは、仕事の場面で「伝わらない」と悩む方に向けて、マンツーマンの話し方レッスンを行っています。実際の会議や商談、メールを題材に、伝えたい内容を対話で一緒に整理し、相手に伝わる順番と言葉に組み立て直します。レッスンはオンラインで受講でき、60分の無料体験レッスンも行っています。
少人数で練習を続けたい方には、月額9,800円のオンライン・グループレッスンもあります。月3回、各60分で、仕事の報告や説明を、結論から相手が聞きたい順番で話す練習をします。お申し込みはストアカで受け付けています。
まとめ
日程調整メールは、用件、候補日時、相手にしてほしいことの順で書きます。候補は3〜5つを同じ形で並べ、所要時間と返信の期限を添えます。まずは次の日程調整で、候補に番号を振り、「番号を一つお知らせください」と書いてみてください。
