「結局、何が言いたいの？」「それで、どうしてほしいの？」と、部下の報告を聞くたびに聞き返している。PREP法を教える研修をしたのに、翌週の会議では、また経緯から長々と話す報告に戻っている。社員の話し方研修を検討しながら、こうした場面に頭を悩ませていないでしょうか。
話し方研修の内容は、社員が実際にしている報告を1つ書き出し、どこで伝わらなくなっているかを確かめてから決めると、研修のあとで職場の報告が変わります。報告が伝わらない原因は、話し方の型を知らないことより前の、話す前の準備にあることが多いからです。
この記事では、社員の報告が伝わらない3つの原因と、原因別に行うワークと報告の言い換え例、2時間半で行う話し方研修の進め方の例、研修のあとに報告が変わったかを確かめる方法をご紹介します。
話し方研修の内容は、社員の報告を1つ書き出してから決めます
一般に、話し方研修では、結論から話す型、論理的な話の組み立て、声の出し方や表情などを扱います。どれも必要な内容ですが、自社の社員がどこで困っているのかを確かめないまま選ぶと、研修で練習したことと、職場で起きていることが合わなくなってしまいます。
たとえば、「報告が長い」という声が上がったとします。すぐに「結論から話す研修」を選びたくなりますが、報告が長くなる理由は人によって違います。上司が知りたいことが分からず、知っていることを全部話している人もいれば、自分の考えと確かめた事実が混ざっていて、上司が聞き返さないと判断できない人もいます。前者に必要なのは話の中身を絞る練習で、後者に必要なのは事実と考えを分ける練習です。
そこで、研修を企画するときは、まず社員が上司にした報告を1つ、実際の言葉のまま書き出してください。上司の方に「最近、聞き返した報告」を思い出してもらうと、すぐに集まります。書き出した報告を次の3つの原因に当てはめると、研修で時間をかけるところが決まります。
社員の報告が伝わらないのは、話す前の3つの準備が抜けているから
株式会社あたまでは、職場のすれ違いを「目線ズレ」と呼び、視点（見ているもの）・視野（見えている広さ）・視座（見ている高さ）・視角（見ている角度）の4つに分けて考えています。報告で起きるのは、主に視野のズレです。話し手は、自分が見てきた現場や、頭の中にある考えを前提にして話しますが、聞き手の上司にはそれが見えていません。話すときは自分が何を言うのかばかり考えて、上司に何が見えていないのかまで考える余裕がないのです。
このズレは、話す前の次の3つの準備をすると小さくなります。
- 言葉を具体的にする：「いつもの」「ちょっと」「大体」など、自分には分かる言葉のまま話していないか
- 事実と、意見・推測・伝聞を分ける：確かめた出来事と、自分の考え、想像、人から聞いた話を同じ強さで話していないか
- 言いたいことを1つに絞る：上司に何をしてほしいのか（判断してほしいのか、知っておいてほしいのか）が決まっているか
結論から話す型（PREP法）は、この3つの準備ができてから使うものです。言いたいことが決まっていない人に「結論から話してください」と言っても、最初に何を言えばいいのかが分かりません。PREP法の研修をしたのに報告が変わらなかった場合は、型の前の準備で止まっていることが多いのです。結論から話しても伝わらないときに足りないものは「結論から話しても伝わらない理由」でも詳しくご紹介しています。
社員の報告のどこで伝わらなくなっているかは、会社によって違います。株式会社あたまの研修では、貴社の業務内容と、社員の方が日々直面している場面をうかがってから内容を組み立てます。伝わる話し方研修の内容と料金を見る
原因別に選ぶ3つのワークと、研修の前後で変わる報告
では、3つの原因ごとに、研修で行うワークと、研修の前後で変わってほしい報告の例を、ひとつずつ見ていきましょう。
言葉があいまい：口頭の指示だけで買い物を頼む
まず、言葉があいまいなまま話すと、聞き手はそれぞれ自分の経験で言葉の意味を補います。研修では、講師が「焼きそばを買ってきてください」とだけ伝え、受講者に何を買ってくるかを紙に書いてもらいます。質問はできません。すると、カップ焼きそば、袋入りの焼きそば、お店で売っている焼きそばと、答えがきれいに分かれます。説明を聞く前に、自分も同じように言葉を受け取っていることを体験してもらうのです。
ワークのあとは、どこまで言えば全員が同じものを買ってこられるかを話し合います。「ペヤングソースやきそばのBIGを1つ」まで言えば、答えは1つにそろいます。そのうえで、職場の報告に戻ります。
悪い例
部下「B社の件、ちょっと遅れそうです」
上司「ちょっとって、どのくらい？」
良い例
部下「B社への納品が、予定の15日から18日に3日遅れる見込みです」
事実と意見・推測・伝聞が混ざる：報告文を4色に塗り分ける
次に、事実と、意見・推測・伝聞が混ざった報告では、上司はどこまでが確かな情報なのかを判断できません。研修では、取引先についての長い報告文を配り、意見を黄色、推測を緑、伝聞を水色で塗ってもらいます。塗り終えると、事実として残る部分が思っていたよりずっと少ないことに、受講者自身が気づきます。
悪い例
部下「C社の担当者さん、たぶん怒っています。前の担当のときから不満があったみたいで、このままだと契約を切られると思います」
良い例
部下「C社の担当者さんから、今朝、納期の確認のお電話がありました。これは事実です。前の担当のときから不満があったというのは、営業部の田中さんから聞いた話です。契約を切られるかもしれないというのは私の推測なので、今日中に先方へ電話して確かめます」
事実と推測を分けて話すと、上司は「何が確かで、何をこれから確かめるのか」をすぐに判断できます。報告する本人も、まだ確かめていないことに気づけます。
言いたいことが決まっていない：時間を区切って上司に報告する
最後に、言いたいことが決まっていない報告は、経緯から順番に話すことになり、上司が知りたいことが最後まで出てきません。研修では、トラブルが起きた場面の資料を渡し、「上司は会議の直前で、2分しか時間がない」という条件で報告してもらいます。資料には、対応に必要な情報と、判断に関係のない情報を混ぜておきます。時間が短いと、何を話して何を省くかを選ばなければなりません。
悪い例
部下「先ほどD社から電話があって、最初は別の件だったんですが、途中で前回の納品の話になりまして……」
良い例
部下「D社の納品トラブルで、ご判断をお願いしたいことがあります。前回納品した部品のうち20個に傷があり、先方は明日までの交換を希望しています。在庫はあるので、私が今日の夕方に届けてもよろしいでしょうか」
報告の最初に「ご判断をお願いしたい」「共有だけです」のように、上司に何をしてほしいのかを言うのがポイントです。それだけで、上司は続きをどんな気持ちで聞けばいいかが分かります。ここまでできてから、PREP法で話の順番を組み立てる練習に進みます。練習の題材には、私が用意した題材だけではなく、受講者が今週実際にする報告も使います。
2時間半で行う話し方研修の進め方の例
ここまでのワークを組み合わせると、たとえば次のような2時間半の研修になります。株式会社あたまの研修は、講義3割、ワーク7割の割合で進めます。
- 10分：研修の目的の共有（事前に集めた社員の報告を1つ紹介する）
- 20分：言葉を具体的にするワーク（口頭の指示だけで買い物を頼む）
- 25分：事実と意見・推測・伝聞を分けるワーク（報告文の塗り分け）
- 10分：休憩
- 20分：講義「伝える前に考える4つのこと」（どこで・誰に・何を伝え・聞いた人にどうなってほしいか）
- 25分：時間を区切った報告のワーク
- 30分：PREP法の使い方と練習（受講者自身の報告を題材にする）
- 10分：職場で試すことを1つ決める
実際の研修では、事前に集めた報告の傾向に合わせて、時間の配分を変えます。たとえば、推測を事実のように話す報告が多い会社なら塗り分けのワークを長くし、営業の方が多い会社なら、お客様への説明を題材にします。話す前に決めておくことは「話の組み立て方が苦手な人へ｜話す前に決めておく4つのこと」でもご紹介しています。
研修のあとに、社員の報告が変わったかを確かめる方法
ただし、研修の当日に受講者が「分かった」と感じても、職場で使わなければ、報告は元に戻ります。研修の効果は、研修の日の感想より、職場の報告がどう変わったかで確かめます。
そこで、研修の前に書き出した報告と同じ種類の報告を、研修の1か月後にもう一度書き出してみてください。最初の一文で上司に何をしてほしいのかが言えているか、事実と推測が分かれているか、上司が聞き返した回数が減っているかを比べると、研修で身についたことと、まだ足りないことが分かります。株式会社あたまの研修では、研修後3か月のフォロー（無料）の中で、研修後の課題提出や会議のサポートも行っています。
受講者によって、時間をかける準備を変える
たとえば新入社員向けなら、事実と推測を分ける練習と、報連相のロールプレイに時間をかけます。配属後の新人向けの内容は「新入社員フォローアップ研修の内容例」でご紹介しています。一方で、報告を受ける側の管理職には、部下に何を報告してほしいのかを先に伝える練習が必要です。管理職向けの内容は「管理職研修の内容と進め方」で、部署の間のすれ違いを扱う研修は「コミュニケーション研修の内容例」でご紹介しています。
まとめ
話し方研修の内容を決めるポイントを、3つにまとめます。
- 研修のテーマを先に選ばず、社員が上司にした報告を1つ、実際の言葉のまま書き出す
- 書き出した報告を「言葉があいまい」「事実と意見・推測・伝聞が混ざる」「言いたいことが決まっていない」の3つに当てはめ、多いものにワークの時間をかける
- 研修の1か月後に同じ種類の報告を書き出し、上司が聞き返した回数が減ったかを確かめる
明日、部下の報告を聞いて「それで？」と聞き返したくなったら、その報告をそのままメモしてみてください。3つの原因のどれに当たるかが分かれば、それが話し方研修で最初に扱うテーマです。
話し方研修のご相談
株式会社あたまの「伝わる話し方研修」（2.5時間）では、わかりやすい話し方の特徴、伝える前に考える4つのこと、結論から話す型（PREP法）の使い方を、講義とワークで身につけます。この記事でご紹介したワークも、貴社の社員の方が実際にしている報告を題材にして行います。業務内容と課題をうかがってカリキュラムを1から作るオーダーメイド研修にも対応しています。研修後3か月のフォロー（無料）があります。
社内で話し方研修を検討している人事・研修担当の方には、研修テーマと料金をまとめた資料（PDF・5ページ）をご用意しています。研修資料をダウンロードする 人事担当者・経営者の方が研修を1時間で体験できるお試し研修（オンライン）もあります。ご相談はお問い合わせフォームから受け付けています。
